Please enable Javascript to view this page correctly

Menu
 

PODEJŚCIE OPARTE NA DOWODACH (EVIDENCE-BASED) NA PRZYKŁADZIE SYSTEMU SAP SUCCESSFACTORS W SPÓŁCE GRUPA AZOTY S.A.

Wróć

2017-04-24

Grupa Azoty S.A. - największa polska grupa chemiczna powstała w wyniku konsolidacji najważniejszych krajowych przedsiębiorstw tej branży - wyrosła z najlepszych tradycji krajowego przemysłu chemicznego. Jej historia sięga 1927 r., kiedy to w niepodległej Polsce podjęto decyzję o budowie Państwowej Fabryki Związków Azotowych w Mościcach.

Aktualnie zajmuje drugą pozycję w Unii Europejskiej w produkcji nawozów azotowych i wieloskładnikowych, a pozostałe jej produkty takie jak melamina, kaprolaktam, poliamid, alkohole OXO czy biel tytanowa mają również silną pozycję w sektorze chemicznym, znajdując swoje zastosowanie w wielu gałęziach przemysłu.

Grupa Azoty z powodzeniem konkuruje z największymi światowymi firmami chemicznymi. Dzięki integracji czterech największych polskich zakładów chemicznych z Tarnowa, Puław, Polic i Kędzierzyna-Koźla, działających pod jedną wspólną marką, może oferować swoim klientom bogaty portfel produktów – od nawozów azotowych, wieloskładnikowych i fosforowych oraz tworzyw konstrukcyjnych po alkohole OXO, plastyfikatory i pigmenty.

Mając w ofercie nowoczesne produkty najwyższej jakości, Grupa Azoty dobrze pozycjonuje się na krajowych i światowych rynkach. Swoje produkty sprzedaje głównie w Polsce, a eksport kieruje głównie do krajów Unii Europejskiej, w szczególności do Niemiec, Wielkiej Brytanii, Czech, Włoch, Francji i Belgii. Na rynek krajowy kierowane są nawozy oraz chemia (mocznik oraz alkohole OXO). Eksport do Unii Europejskiej dotyczy przede wszystkim nawozów (np. Saletrosan® 26, Siarczan Amonu AS21, Salmag®, Pulan®, RSM®, Polifoski®) oraz alkoholi OXO, natomiast do Azji – kaprolaktamu i poliamidów. W Ameryce Południowej sprzedaje głównie nawozy.

Warto podkreślić, że ekspansja międzynarodowa Grupy Azoty nie ogranicza się do poszerzania rynków sprzedaży. Dąży ona bowiem do zagwarantowania sobie bezpiecznych i stabilnych źródeł dostaw strategicznych surowców. W tym celu poszukuje ich dostawców na całym świecie. Importuje surowce z krajów Afryki, Europy Zachodniej, Europy Środkowo-Wschodniej, Azji. Znajdujemy tam perspektywicznych partnerów, podejmujemy wspólne przedsięwzięcia, powołujemy nowe spółki.

 Obecnie w skład Grupy Azoty wchodzą cztery największe zakłady wielkiej syntezy chemicznej: Grupa Azoty S.A., Grupa Azoty Puławy, Grupa Azoty Police i Grupa Azoty ZAK S.A. oraz około 50 innych podmiotów bezpośrednio i pośrednio zależnych, stowarzyszonych lub takich, w których kapitale ma ona udział mniejszościowy. Stworzenie tej złożonej struktury było możliwe dzięki realizowanej przez Grupę Azoty strategii konsolidacji. Dzięki temu Grupa Azoty zbudowała nie tylko swoje możliwości produkcyjne - zyskała też możliwość prowadzenia nowatorskich projektów badawczo-rozwojowych, a także zwiększenia logistycznej, surowcowej i energetycznej samodzielności.

Grupa Azoty od kilku lat zmienia oblicze polskiej chemii. Jej działania sprawiają, że jest to jedna z najbardziej innowacyjnych gałęzi przemysłu w Europie. To efekt długofalowej strategii przyjętej przez Grupę Azoty, której jednym z filarów są nowe inwestycje.

Spółka już dziś nazywana championem narodowym zatrudnia łącznie ponad 14 tys. pracowników, a jej wartość budowana od lat przez stabilny akcjonariat sprawiła, że została uznana za jedną z nielicznych firm strategicznych dla polskiej gospodarki. Grupa Azoty to też pierwsza środkowoeuropejska firma, która w 2015 roku znalazła się na liście 40. najbardziej wpływowych podmiotów światowego rynku chemicznego ICIS TOP 40 Power Players 2015, a także na opublikowanej przez Boston Consulting Group liście 10 najatrakcyjniejszych dla inwestorów spółek chemicznych świata.

WDROŻENIE SYSTEMU SUCCESSFACTORS W SPÓŁCE GRUPA AZOTY S.A.

Wdrożenie rozwiązania SAP SuccessFactors zostało zrealizowane w spółce Grupa Azoty S.A., mającej swą siedzibę w Tarnowie. Projekt miał miejsce  od maja do października 2016 r. i zrealizowany został we współpracy ROC Polska, partnera SAP w obszarze SuccessFactors oraz Hewlett Packard Enterprise Polska (obecnie DXC Technology), spółkę świadczącą usługi outsourcingu IT dla Grupy Azoty. Wdrożenie systemu obejmowało Profil Pracownika, Zarządzanie Wydajnością i Celami oraz Zarządzanie Wynagrodzeniami.

 

Celem wdrożenia systemu SuccessFactors w spółce Grupa Azoty S.A. było usprawnienie procesów związanych z przeprowadzaniem rocznej oceny okresowej oraz kwartalnej. Procesy HR związane z ocenami pracowników oraz nagradzania nagrodą motywacyjną w spółce Grupa Azoty S.A. charakteryzują się dużym poziomem dojrzałości. Firma nie planowała zmian w wyglądzie samych formularzy, czy też procesie oceny. Celem wdrożenia była optymalizacja procesów HR, zwiększenie ich efektywności oraz podniesienie poziomu zaangażowania kierowników liniowych w proces oceny. Zadaniem Konsultantów ROC Polska było zatem odwzorowanie istniejących procesów związanych z oceną w systemie SuccessFactors czyli konfiguracja arkuszy rocznej oceny okresowej oraz arkuszy ocen oraz kart oceny (planów celów) wykorzystywanych do celów nagradzania w ramach premii kwartalnej i rocznej.

REALIZACJA CELÓW OCENY PRACOWNICZEJ W MODULE ZARZĄDZANIA WYDAJNOŚCIĄ SUCCESSFACTORS

Od wielu lat toczy się dyskusja na temat zasadności stosowania ocen pracowników w organizacjach. Ocena pracowników może być wykorzystywana do celów rozwojowych, ale także może być powiązana z podwyżką wynagrodzenia zasadniczego, czy też z systemem motywacyjnym. Istnieją również organizacje, które rezygnują z oceny lub też nie stosują skali ocen w swoich arkuszach, opierając ocenę jedynie na umiejętnościach prowadzania rozmowy oceniającej przez menedżera. I chociaż konfiguracja arkusza oceny bez skali ocen również jest możliwa w systemie SuccessFactors, Grupa Azoty S.A. wykorzystuje standardowe podejście w procesie ocen, czyli ocenę kryteriów w ramach arkusza oceny rocznej i w arkuszach do celów nagrody motywacyjnej za pomocą skali ocen. Poziom oceny  stopnia realizacji celów i zadań w planie celów, które w  systemie nazwany jest Kartami oceny, ma wpływ na wypłatę premii. To podejście jest zgodne z panującymi trendami w obszarze HR. Jednym z nich jest właśnie podejście oparte na dowodach (ang. evidence-based), które promuje wynagradzanie pracowników za ich konkretny i mierzalny wkład w realizację strategicznych celów firmy.

Oceną okresową objęci są wszyscy pracownicy Grupy Azoty S.A. pracujący powyżej jednego roku w Spółce. Ocena przeprowadzana jest w oparciu o kryteria zawarte
w arkuszach ocen, które są różne dla następujących siedmiu grup pracowników:

  • kadra zarządzająca
  • stanowiska kierownicze
  • stanowiska kierownicze w handlu
  • stanowiska nierobotnicze
  • stanowiska nierobotnicze w handlu
  • stanowisko mistrza
  • stanowiska robotnicze

 W Tarnowie objętych oceną  roczną jest ok. 2000 pracowników. Wyniki oceny służą do realizacji wielu celów i zadań wynikających ze strategii personalnej firmy. Ocena jest wykorzystywana jako kryterium w dokonywaniu przeszeregowań i przyznawania nagród. Opinia menedżera wyrażona na arkuszu oceny, ale także podczas rozmowy oceniającej służy wsparciu rozwoju zawodowego pracowników, wspomaga podejmowanie decyzji o awansach, przeniesieniach czy też zwolnieniach. Pracownicy osiągający wysokie wyniki oceny okresowej mogą być zakwalifikowani do kadry rezerwowej.

Na podstawie wyników oceny firma uzyskuje dane, które są podstawą rzetelnej diagnozy potrzeb szkoleniowych w całej organizacji. Dzięki szerokim możliwościom, jakie oferuje system SuccessFactors w zakresie raportowania, wszystkie wymienione wyżej cele oceny okresowej są wspierane. System umożliwia prezentację danych i wyników oceny w bardzo atrakcyjny wizualnie sposób. Co więcej, dane nie są dostępne tylko dla Zarządu czy też dla Działu Usług Wspólnych HR. Bezpośredni menedżerowie mogą uzyskać informacje i raporty na temat swojego zespołu w szybki i prosty sposób, co wspiera ich kompetencje w zakresie zarządzania zespołem oraz pomaga podejmować właściwe decyzje kadrowe.

Jedną z niewątpliwych korzyści zmiany systemu ocen tworzonych tradycyjnie, w formie papierowych dokumentów na zaawansowany system IT, jest ogromna oszczędność czasu pracy poszczególnych uczestników oceny. Pracochłonność związana z wypełnianiem papierowych arkuszy była bardzo wysoka. Wcześniej menedżer musiał ręcznie przeliczać ocenę za poszczególne kryteria  przez wagę i sumować wynik, a na podstawie wyniku przypisywać ostateczną ocenę zgodnie z określonymi w arkuszu zakresami. Aktualnie, system SuccessFactors dzięki odpowiedniej konfiguracji, automatycznie przelicza przyznane przez menedżera oceny. Biorąc pod uwagę liczbę ocenianych pracowników w organizacji, daje to konkretne i wymierne oszczędności czasu pracy menedżerów.

 W toczącej się od wielu lat dyskusji na temat potrzeby korzystania z takiego narzędzia w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, jakim jest ocena pracowników, pojawia się wiele argumentów przeciwko. Jednym z nich jest np. stwierdzenie,  że ocena jest tylko konieczną formalnością, a jej wyniki są odkładane do szafy, zaś cele, jakie są jej stawiane, często nie są w pełni realizowane przez organizacje. Niewątpliwie trudno dyskutować z tym argumentem, ponieważ - jak pokazuje praktyka wielu przedsiębiorstw - rzeczywiście tak się dzieje. Jednak wdrożenie systemu SuccessFactors zniwelowało ryzyko takiego zachowania praktycznie do zera. Obecnie nikt w spółce Grupa Azoty S.A. nie musi przepisywać ocen oraz innych danych z arkusza w programie Excel, aby utworzyć raporty dla Zarządu. Dzięki bogatemu zestawowi standardowych i niestandardowych raportów w ramach modułu Zarządzanie Wydajnością, Dział Usług Wspólnych HR może zaprezentować konkretne, szczegółowe dane związane z procesem oceny. Co więcej, pracochłonność w związana z procesem raportowaniem jest minimalna, wystarczy w systemie zastosować odpowiednie filtry, aby uzyskać pożądane dane, wykorzystując funkcję „Raporty” czy też „Pulpity”. I podobnie jak w przypadku menedżerów, oszczędności czasu pracowników Działu Usług Wspólnych HR łatwo w tym przypadku policzyć.

W ramach standardowych funkcjonalności związanych z zarządzaniem procesem oceny, administratorzy Działu Usług Wspólnych HR mogą wykonywać następujące czynności w systemie SuccessFactors:

  • uruchamiać proces oceny dla wszystkich pracowników lub wybranych grup pracowników za pomocą wielu dostępnych opcji, jak: dystrybucja arkuszy do grup pracowników utworzonych według określonych kryteriów; za pomocą pliku CSV; do poszczególnych pracowników czy też za pomocą określonych filtrów jak np.: dział, wydział, jednostka itd.;
  • elastycznie zarządzać mapą przesyłania formularzy, tworząc etapy dla różnych grup uczestników oceny oraz wyznaczając daty poszczególnych etapów. Administrator w razie potrzeby może cofnąć formularze do poprzednich etapów lub przesyłać formularze do kolejnych etapów;
  • usuwać formularze, a także przywracać je w systemie;
  • archiwizować formularze w formacie PDF oraz drukować formularze;
  • raportować wyniki oceny w ramach raportów standardowych, klasycznych, Ad Hoc oraz pulpitów 2.0;
  • ustawiać powiadomienia e-mail, które mobilizują uczestników oceny do wypełnienia formularzy zgodnie z harmonogramem procesu oceny za dany okres poprzez informację o rozpoczętym procesie oceny, przypomnienie o terminie zakończenia danego etapu oceny, o uruchomieniu kolejnego etapu, a także o zakończeniu procesu oceny.

 PROCES ZARZĄDZANIA PRZEZ CELE W MODULE ZARZĄDZANIA CELAMI

Zasady przyznawania premii w spółce Grupa Azoty S.A. są bardzo zróżnicowane, w zależności od szczebla zarządzania, a także od grupy pracowniczej. I tak np. w przypadku stanowisk robotniczych i nierobotniczych stosowane są formularze, w których oceniane są kryteria, a uzyskana liczba punktów w arkuszu oceny służy do wyliczenia ostatecznej kwoty premii kwartalnej zgodnie z określonym dla tej grupy pracowniczej algorytmem.

W przypadku części pracowników, którzy mają znaczący wpływ na wyniki Spółki do celów wyliczania premii kwartalnej i rocznej stosuje się Karty oceny (plany celów). Do tej grupy pracowników należą:

  • dyrektorzy
  • kierownicy
  • mistrzowie
  • handlowcy

 Aktualnie w systemie SuccessFactors uruchamiane są Karty oceny dla menedżerów wyższego i średniego szczebla oraz dla mistrzów. Podstawą nagradzania nagrodą motywacyjną w przypadku indywidualnych kart są oceny wyników pracy poprzez ustalone mierniki premiowe.

Cele i zadania w ramach Kart ocen (planów celów) są wyraźnie określone i zoperacjonalizowane, dla każdego celu lub zadania zdefiniowany jest właściwy horyzont czasowy obejmujący roczną perspektywę. W przypadku menedżerów niższego szczebla oraz mistrzów, cele są monitorowane i rozliczane w perspektywie kwartalnej, co daje możliwość korekty działań w przypadku, gdy pojawia się niebezpieczeństwo opóźnienia realizacji celu lub aktualny wynik wskazuje, że jego realizacja na poziomie  100%  może być zagrożona. Aktualnie system SuccessFactors wspiera proces zarządzania przez cele poprzez usprawnienie procesu wyznaczania i monitorowania celów. Usprawnienie procesu dotyczy zarówno pracy administratorów zajmujących się zarządzaniem celami w spółce Grupa Azoty S.A., jak i pracy menedżerów.

W ramach dostępnych uprawnień w systemie SuccessFactors administrator Działu Usług Wspólnych HR:

  • ma możliwość dystrybucji celów strategicznych dla wszystkich pracowników poprzez import celów do planu celów każdego pracownika;
  • ma możliwość eksportu celów z danego planu celów;
  • w przypadkach nieobecności menedżera lub pracownika w ramach funkcji Zastępstwa może edytować i modyfikować cele w ramach danego planu celów a informacja o autorze modyfikacji zostanie umieszczona w historii danego celu;
  • może tworzyć raporty standardowe oraz Ad Hoc po zakończeniu procesu oceny planu celów, które są wykorzystywane do wyliczania premii kwartalnej i rocznej;
  • może przydzielać uprawnienia do dostępu do danych planów celów przez inne działy, jednostki;
  • może tworzyć i importować bibliotekę celów w ramach modułu Zarządzanie Celami;
  • może samodzielnie kopiować plany celów na następne okresy rozliczeniowe
    i przyznawać do nich uprawniania różnym grupom pracowników;
  • może uruchamiać proces akceptacji danego planu celów za pomocą arkuszy akceptacji planu celów;
  • może drukować plany celów;
  • ma możliwość integracji planu celów (karty oceny) z arkuszem oceny kwartalnej czy też rocznej;
  • ma dostęp do  funkcji Dystrybucja celów, w celu monitorowania czy w zespołach został rozpoczęty proces wyznaczania celów przez menedżerów na dany okres rozliczeniowy.

Menedżerowie w ramach modułu Zarządzania Celami:

  • posiadają możliwość tworzenia celów  indywidualnych, grupowych oraz zespołowych;
  • posiadają uprawnienia do kaskadowania celów do swoich podwładnych;
  • mogą monitorować cele podwładnych poprzez śledzenie statusów ich realizacji za pomocą wykresu znajdującego się na stronie głównej;
  • posiadają możliwość modyfikacji celów swoich i swoich podwładnych;
  • mają możliwość kopiowania celów z planów celów za poprzedni okres rozliczeniowy do bieżącego planu celów.

Jednym z celów wdrożenia systemu SuccessFactors w spółce Grupa Azoty S.A. było również usprawnienie procesu związanego z wyliczaniem premii kwartalnej oraz rocznej. Pierwotnie zakładano wdrożenie modułu SuccessFactors Wynagrodzenia, który miał być wykorzystany do wyliczania kwot premii. Jednak po szczegółowej analizie potrzeb organizacji i istniejących już narzędzi wspierających proces oceny do celów premiowania kwartalnego i rocznego firma zdecydowała się na autorskie rozwiązanie przygotowane przez konsultantów ROC Polska. Koncepcja wyliczania premii rocznej oraz kwartalnej została zrealizowana w oparciu o algorytmy dostarczone przez Grupę Azoty S.A. Proces wyliczania algorytmów został obsłużony przez raport ABAP, który wykorzystuje dane pobrane z SuccessFactors za pomocą raportów Ad Hoc. Dane są zaczytywane do SAP HCM zdefiniowanymi plikami, które raport przetwarza w celu otrzymania ostatecznych wyników obliczeń.  Kwotowe wartości są wpisywane do SuccessFactors podczas procesu wyznaczania celów w odpowiednio zdefiniowane pola w Profilu Pracownika oraz w Kartach ocen (w planach celów).

azoty

Rys 1. Schemat działania wyliczania premii na podstawie danych z systemu SuccessFactors

 

PODSUMOWANIE

  • SuccessFactors umożliwia i ułatwia w spółce Grupa Azoty S.A. stosowanie w procesach HR podejścia opartego na dowodach (ang. Evidence - based), a więc bazowanie na rzetelnej metodologii badania kompetencji pracowników, oceny realizacji wyznaczonych celów i w konsekwencji uzyskanie wartościowych informacji niezbędnych do zarządzania kapitałem ludzkim w organizacji. Dane
    w SuccessFactors pomagają porównywać efektywność poszczególnych jednostek biznesowych, wydziałów, działów i ich realny wpływ na realizację strategicznych celów organizacji. Możliwość korzystania z wielu narzędzi do pomiaru w postaci różnych raportów, które mają przełożenie na język biznesu, sprawia, że efekty pracy Działu Usług Wspólnych HR przynoszą wymierne korzyści organizacji.
  • Realna wartość wdrożenia  nowego narzędzia IT wspierającego procesy HR odpowiada na potrzeby biznesu w spółce Grupa Azoty S.A. Usprawnienia podstawowych procesów HR, zmniejszenie czasu przeznaczonego na przetwarzanie danych związanych z wynikami oceny daje konkretne korzyści, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na działania o większej wartości. Dzięki temu efektywność inwestycji w nowoczesne narzędzia IT wspierające procesy HR łatwo zmierzyć.
  • Atrakcyjny interfejs, intuicyjna obsługa systemu SuccessFactors, dostęp do danych historycznych, zachęca menedżerów i pracowników do większego zaangażowania
    w proces oceny niż w przypadku poprzedniej wersji systemu ocen, w którym zarówno pracownik jak i menedżer musiał wypełniać papierową wersję arkusza.

Wykorzystanie nowoczesnego systemu IT jakim jest system SuccessFactors wnosi świeże myślenie o usługach HR w spółce Grupa Azoty S.A. To klucz do poprawy jakości tych usług oraz do optymalizacji procesów zarządzania kapitałem ludzkim. Dzięki zaangażowaniu we wdrożenie systemu SuccessFactors Dział Usług Wspólnych HR w  spółce Grupa Azoty S.A. udowodnił,  że oprócz administracyjnej funkcji, jaką pełni w organizacji, bierze na siebie również odpowiedzialność za wspieranie biznesu w realizacji celów strategicznych firmy poprzez rozwój, ocenę oraz motywowanie pracowników.

FIRMA ROC ŚWIADCZY NAJWYŻSZEJ JAKOŚCI USŁUGI KONSULTINGOWE WYŁĄCZNIE W ZAKRESIE SYSTEMU SAP HCM I SAP SUCCESSFACTORS. NASZE DZIAŁANIE SKUPIA SIĘ NA:

  • Konsultingu procesowym funkcjonowania kadr i płac (ze wszystkimi aspektami, które się z tym wiążą);
  • Planowaniu rozwoju systemu SAP HCM, SAP SuccessFactors;
  • Utrzymaniu systemu SAP HCM / SAP SuccessFactors w sposób ściśle dostosowany do funkcjonowania firmy (wtrzymanie i administracja dedykowana, nie standardowe wsparcie Level I, II, III);
  • Wdrożeniu SAP HCM / SAP SuccessFactors oraz dodatkowych systemów, uzupełniających ofertę SAP;
  • Ekonomicznym uzasadnieniu (lub jego braku) funkcjonowania SAP HCM / SAP SuccessFactors w strukturze.

PODSTAWOWE INFORMACJE O FIRMIE:

  • ROC Polska zarejestrowana w Polsce w 2007 roku, jako część struktury globalnej;
  • ROC Global, główny udziałowiec ROC Polska został zarejestrowany w Wielkiej Brytanii w 1998 roku;
  • ROC posiada ponad 300 Konsultantów na całym świecie ze średnim doświadczeniem 10 lat;
  • ROC dostarcza usługi wyłącznie w zakresie SAP HCM i SAP SuccessFactors;
  • ROC to globalny partner SAP w zakresie SAP HCM / SAP SuccessFactors i rozwija produkty HCM;
  • ROC jako pierwszy partner SAP wdrożył rozwiązanie SAP SuccessFactors w uczelniach wyższych;
  • ROC to twórca  „BEST PRACTICES for SAP HCM” wykorzystanych w ponad 100 projektach wdrożeniowych SAP HCM na świecie;
  • ROC Polska dostarcza usługi wdrożenia, wsparcia i rozwoju systemu SAP HCM / SAP SuccessFactors;
  • ROC Polska dostarcza wsparcie Klientom z Europy, Bliskiego Wschodu i USA;
  • ROC Polska dostarcza wsparcie poprzez własne Centrum Wsparcia, działające według sprawdzonych procedur i jest elementem globalnej struktury wsparcia ROC;
  • ROC Polska świadczy także usługi doradcze w zakresie HCM oraz rozwija innowacyjne rozwiązania wspierające strategię HR w organizacjach;
  • ROC Polska posiada szereg produktów autorskich uzupełniających rozwiązania SAP HCM i SAP SuccessFactors;
  • W 2016 r.  Firma ROC stała się największym wdrożeniowcem SAP SuccessFactors w Europie dzięki kontraktowi obejmującemu 75 krajów;
  • ROC posiada tytuł SAP Recognized Expertise w obszarze SAP HCM i SAP Recognized Expertise w obszarze HR Cloud Solutions;
  • ROC Polska posiada certyfikaty:
    • Certyfikat RDS umożliwiający wykorzystanie Best Practise,
    • PCOE Certification pozwalający na sprzedaż maintenance SAP
    • W 2016 r. ROC Polska otrzymało jako pierwszy Partner SAP w krajach MEE potwierdzenie zakończenia procesu kwalifikacyjnego RDS dla SuccessFactors

 Opracowała: Wanda Szulc