Please enable Javascript to view this page correctly

Menu
 

Jesteś nowy w SAP HR, czyli jak zaoszczędzić milion na wdrożeniu

Wróć

2015-12-07 — Katarzyna Kwiatkowska (Pisańska)

Każda organizacja będąca na początku wdrożenia SAP HR/PY, która posiada skomplikowaną strukturę płac (wynagrodzenia, nagrody, świadczenia) musi wziąć pod uwagę fakt, iż istnieją obszary, które mają olbrzymi wpływ na zaplanowany budżet. Można oczywiście zignorować te obszary i stawić czoła kwestiom finansowym w późniejszym okresie. Można również zaplanować pojawiające się koszty.

Najprościej mówiąc – istnieją 3 możliwości, przed którymi staje każda organizacja będąca na początku procesu implementacji SAP HCM:

1.  Zignorowanie kluczowych obszarów, które będą wywierać presję kosztową oraz wdrażać system, co w konsekwencji doprowadzi do zarządzania   ryzykiem kosztowym.

2.  Zwiększenie budżetu na projekt, co zwiększy jego wartość nawet o 1 mln PLN.

3.  Praca z partnerem wdrożeniowym w celu zbadania konkretnych potrzeb.

ROC jest firmą zajmującą się wdrażaniem systemów SAP HCM. Razem z naszym partnerem SpinifexIT przeprowadziliśmy globalnie wdrożenia tychże systemów liczone w setkach. Przygotowaliśmy listę niektórych obszarów, które muszą być zaplanowane bardzo dokładnie w przeddzień implementacji. Poniżej przedstawiamy metodę na oszczędzenie ponad 1 mln PLN w trakcie wdrożenia SAP HR/PY.

Przed implementacją zespół wdrożeniowy (wraz z partnerem wdrożeniowym) musi zidentyfikować liczne obszary, które znajdują się poza standardową implementacją, a które wymagają dodatkowych nakładów finansowych. Do tych obszarów z pewnością należą:

  • Raportowanie
  • Interfejsy (eksport danych do firm trzecich)
  • Dokumenty i formularze
  • Generacja dokumentów i formularzy
  • Testowanie (równoległe uruchomienie procesów porównawczych)
  • Efektywne przygotowanie danych na potrzeby szkoleń oraz danych testowych

Nawet po dokładnym zdefiniowaniu tych elementów  po starcie produkcyjnym systemu pojawią się liczne dodatkowe wymagania od użytkowników biznesowych odnośnie zapewnienia:

  • Dodatkowych raportów, przetwarzających dane transakcyjne, wymagające np. porównania wyników listy płac z wynikami księgowań.
  • Dodatkowych dokumentów, wymagających automatyzacji dystrybucji (na przykład korespondencja do pracowników).
  • Raportowania i monitoringu związanego z analizą zmian po wgraniu uzupełnień systemu.

Standardowe rozwiązanie SAP (włączając w to BI/BW) nie jest w stanie spełnić tych wymagań i chcąc nie chcąc – nieuniknione będą dodatkowe koszty w późniejszym okresie czasu.

Aby dysponować systemem odpornym na wzrost budżetu w przyszłości zarówno odnośnie implementacji jak i startu produktywnego – potrzebne jest rozwiązanie wypełniające braki standardowego systemu. Zwroty z inwestycji (ROI) będą wręcz natychmiastowe, w istotny sposób można uzasadnić jego przydatność już podczas projektu wdrożeniowego. Duże oszczędności kosztowe będą kontynuowane również po uruchomieniu systemu.

Największe nieporozumienia.

Największe obszary dodatkowych kosztów to te związane z dodatkowym raportowaniem oraz z programowaniem interfejsów. Wielu nowych klientów SAP HCM ma nadzieję, że BI/BW to ich rozwiązanie na WSZYSTKIE raporty. Dla raportowania wyników rozliczeń list płac takie rozwiązanie okazuje się jednak na dłuższą metę niewłaściwe. Dowodzą tego doświadczenia zebrane na wielu projektach, w tym projektach globalnych.

Raportowanie wyników rozliczeń list płac musi działać na danych transakcyjnych produkowanych w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, bardzo ważna jest konieczność zapewnienia integracji raportowanych wyników rozliczeń z pozostałymi źródłami danych SAP HCM: danych struktury organizacyjnej, danych księgowych czy danych zarządzania czasem pracy.

BI nie jest w stanie spełnić tych wymagań. BI może być użyte dla raportów obszaru raportowania stanów osobowych czy statystyk struktury zatrudnienia. Nigdy nie będzie jednak ono mogło zostać wykorzystane do natychmiastowego porównania wyników rozliczeń listy płac z wynikami księgowań, ani też do wszelkiego rodzaju procesów zamykających rozliczenie listy płac. Każdy zespół rachuby list płac będzie wcześniej czy później wymagał takich funkcjonalności.

Easy Reporter jest rozwiązaniem w pełni certyfikowanym przez SAP. Od strony technicznej jest to rozwiązanie, które jest zaimplementowane wewnątrz systemu SAP HCM. W pełni wykorzystuje standardowe funkcjonalności SAP, włączając w to wszelkie zasady uprawnień i polityki bezpieczeństwa.

Easy Reporter jest rozwiązaniem, które wypełnia luki standardowego SAPa, posiada setki klientów na całym świecie.

Obszary wydajności.

Obszar nr 1 – Transakcyjne raportowanie HR/PY.

Standardowe rozwiązanie SAP daje tylko częściowe rozwiązanie tego obszaru procesów. Znaczące luki wystąpią przy konieczności łączenia różnych źródeł danych np: Dane struktury organizacyjnej + Dane podstawowe lub Wyniki rozliczeń list płac + Dane podstawowe

np. 20 raportów zidentyfikowanych podczas implementacji, średnio 15 dni prac programistycznych na każdy z nich (dzień pracy konsultanta ABAP 1500 pln) = 450k PLN. Dodatkowo w przypadku stworzenia 5 raportów rocznie – ich koszt to 90k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Zespół wdrożeniowy będzie próbował zmniejszyć i ograniczyć liczbę raportów wymaganych przez firmę (z powodu kosztów czy niemożności łatwego wyprodukowania ich). Z drugiej strony, zespół wdrożeniowy może zwiększyć liczbę zamawianych raportów, aby zmaksymalizować wykorzystanie konsultantów. Każda firma będzie zmuszana używać „standardowych narzędzi SAP”. Docelowo firma stanie w obliczu konieczności stworzenia kosztownych raportów ABAP. Użytkownicy biznesowi będą musieli eksportować dane poza system SAP – do takich narzędzi jak Excel czy Access. BI / BW lub Business Objects mogą być używane jako rozwiązanie opcjonalne, jednak produkty te nie są stosowane z powodzeniem w czasie rzeczywistym do transakcyjnej sprawozdawczości.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Potężne narzędzie do tworzenia raportów, które pozwalają użytkownikowi (lub zespołowi wdrożeniowemu, bez ABAP) do produkcji niemal wszystkich raportów, które będą niezbędne dla pomyślnego wdrożenia HCM. Raporty, które mają być wyprodukowane będą łączyć następujące obszary funkcjonalne:

  • dane podstawowe / kadrowe
  • schemat organizacyjny
  • wyniki księgowań
  • rozliczenie czasu pracy
  • rozliczenie listy płac

Obszar nr 2 – Gotowy zestaw raportów.

Oszczędności związane z tym, że użytkownicy biznesowi nie będą musieli ręcznie porównywać danych listy płac z wynikami księgowań: 1-2 FTE – około 150k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Standardowe rozwiązanie SAP powinno być używane wedle potrzeb. Końcowi użytkownicy biznesowi staną prędzej czy później przed faktem, iż standardowe rozwiązanie nie dostarcza raportów, które spełnią wszystkie wymagania biznesowe i pokryją wszystkie (nierzadko) specyficzne procesy biznesowe.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Dostarczamy ponad 150 stworzonych, gotowych raportów, które pokrywają wszystkie obszary SAP HCM (rozliczanie listy płac, zarządzanie czasem pracy, administracja kadrami). Są to raporty zarówno gotowe do natychmiastowego uruchomienia, jak i łatwej modyfikacji.

Obszar nr 3 – Interfejsy i przesył danych do firm trzecich.

10 – liczba interfejsów zidentyfikowana podczas implementacji. 10 – liczba dni na każdy z interfejsów 1500 PLN – koszt dnia pracy programistycznej = 150k PLN. Oszczędności w odniesieniu do utrzymania (maintenance) – około 10 dni rocznie 15k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Liczne interfejsy mogą zostać zidentyfikowane podczas pisania koncepcji biznesowej. Jedynym sposobem do wyprodukowania interfejsów będzie “twarde kodowanie” raportów w ABAP. Nie będą one elastyczne i będą musiały zostać przepisane w przypadku, gdy docelowa konfiguracja ulegnie zmianie. To będzie kontynuacja zwiększenia kosztów.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Za pomocą Easy Reporter możemy stworzyć interfejsy w prosty sposób, bez kodowania. Zespół projektowy stworzy interfejsy w formatach takich jak .csv czy .xls, z odpowiednimi nagłówkami czy stopkami, jeśli będzie to wymagane. Dane będą dotyczyć szeregu różnych obszarów funkcjonalnych.

Obszar nr 4 – Wsparcie procesów równoległego testowania po starcie produktywnym SAP.

Oszczędności: 50 dni x 1500 PLN/dzień = 75k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Uruchomienie raportów porównawczych dotyczy między innymi wyników rozliczeń list płac, wyników rozliczeń czasu pracy, urlopów czy danych podstawowych. Standardowe rozwiązanie umożliwia porównanie danych wyłącznie w Excel.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Easy Reporter daje możliwość importowania danych z dotychczasowego systemu, oraz porównania ich z wynikami produkowanymi we wdrażanym rozwiązaniu SAP. Dzięki temu redukujemy pracę manualną polegającą na zaangażowaniu zasobów do porównywania ręcznego podczas fazy testowania.

Obszar nr 5 – Porównywanie pomiędzy obszarami w SAP.

Oszczędności: 50 dni x 1500 PLN/dzień = 75k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Standardowe rozwiązanie SAP nie dostarcza (ani zespołowi wdrożeniowemu, ani użytkownikom biznesowym) możliwości wielopoziomowego porównywania danych. Przykładem porównywania może być: porównanie wyników kolejnych rozliczeń list płac, porównanie wyników rozliczeń list płac i wyników księgowań, kontrola poprawności (sprawdzenie) rozliczeń list płac. Zespół projektowy będzie potrzebował do takich prac Excela (lub innych podobnych narzędzi) bądź skomplikowanych raportów ABAP w celu pozbycia się luki. Te wymagania porównawcze będą zmieniać się w czasie. To bardzo istotne aby dysponować rozwiązaniem o wysokiej elastyczności, aby Państwa organizacja była gotowa na zmiany w przyszłości

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Easy Reporter dostarcza gotowe rozwiązanie, dające możliwość stworzenia raportów porównawczych, które pokryją wszystkie wymagania związane z porównywaniem danych (PY-PY, PY-FI-CO, porównywanie rachuby należności podatkowych itp.)

Obszar nr 6 – Testowanie uzupełnień.

3 hot packages rocznie x20 dni Oszczędność 60 dni x 500 pln = 30k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Państwa zespół IT oraz użytkownicy biznesowi będą zmuszeni testować zmiany działania systemu związane z wgraniem comiesięcznych uzupełnień, które będą nieodzownym elementem przez cały okres pracy na systemie SAP. Testowanie to jest wymagane dla zapewnienia stabilności systemu po aplikacji modyfikacji dostarczanych przez SAP. Standardowe rozwiązanie SAP nie dostarcza możliwości porównania “przed i po” wgraniu uzupełnień obszarów żadnym z obszarów SAP HCM.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Easy Reporter dostarcza możliwość porównania rezultatów “przed i po” wgraniu uzupełnień dla wszystkich obszarów SAP HCM.

Obszar nr 7 – Kopiowanie i ukrywanie wrażliwych danych.

20 dni rocznie (jeśli dane mają być stworzone ręcznie) 20 x 500 PLN = 10k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Standardowe rozwiązanie SAP nie pozwala za ukrywanie wrażliwych danych dotyczących pracowników. Na przykład – jeśli dane produktywne będą musiały zostać przeniesione do systemu testowego (dla celów warsztatowych, testowych bądź celi związanych z implementacją innych rozwiązań) to kopiowanie danych dotyczących wypłat pracowników będzie zagrażało poufności danych.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Proponowane rozwiązanie umożliwia użytkownikom wybór konkretnych pracowników z systemu produkcyjnego i wprowadzenie losowych wartości w różnych atrybutach dotyczących np. wypłat. Dzięki temu użytkownicy będą mieli poprawne dane w systemie testowym, bez dostępu do wrażliwych informacji z systemu produktywnego.

 

Obszar nr 8 – Klonowanie i kopiowanie pracowników.

30 dni prac BASIS rocznie – 30 x 500 = 15k PLN.

Standardowe rozwiązanie: Jednym z największych ograniczeń standardowego systemu SAP jest możliwość posiadania w różnych wersjach systemu (produkcyjnym, testowym, warsztatowym) danych rzeczywistych. Jest to istotne z punktu widzenia danych podstawowych i wyników rozliczania listy płac . Używając standardowego rozwiązania SAP jedyną możliwość otrzymania takiej konfiguracji jest zatrudnienie zasobów IT do kopiowania danych. Ma to istotny wpływ na zarówno możliwości systemu jak i próbę zaplanowania tworzenia takich kopii (czyli w przypadku, gdy system nie jest wykorzystywany do pracy, co rzadko się zdarza). Rezultatem dla większości organizacji jest to, że systemy produktywne i testowe nie posiadają danych tożsamych. Istnieje możliwość zakupu produktów firm trzecich.

Rozwiązanie ROC/SpinifexIT: Proponowanym rozwiązaniem jest Easy Clone, który dostarcza zespołowi IT „na żądanie” możliwości wyboru pracowników z systemu produktywnego, klonowanie ich atrybutów oraz przeniesienie ich pomiędzy różnymi wersjami systemu w ciągu kilku minut.

Podsumowanie.

Łączne oszczędności, które wpływają na zwrot z inwestycji pokazano w tabeli poniżej.

Obszary funkcjonalne

Potencjalne oszczędności jednorazowe (podczas wdrożenia)

Potencjalne oszczędności po starcie produkcyjnym

Transakcyjne raportowanie danych rozliczania list płac i danych podstawowych

450k

90k

Dostarczone raporty

0

150k

Interfejsy / export danych do firm trzecich

150k

15k

Wsparcie procesów równoległego testowania po starcie produkcyjnym

75k

0

Testowanie uzupełnień

0

30k

Ukrywanie wrażliwych danych

0

10k

Klonowanie i kopiowanie pracowników

0

15k

TOTAL

675k

310k

 

Całościowe roczne oszczędności = 985 000 PLN

Oszczędności wyliczone powyżej dotyczą statystycznej organizacji posiadającej ponad 2000 pracowników (obsługiwanych w systemie SAP HR). Powyższa kalkulacja zwrotu z inwestycji powinna zostać przeprowadzono szczegółowo z organizacją, która przymierza się do wdrożenia (bądź wdrożyła) SAP HR.

Jesteśmy gotowi do przeprowadzenia analizy każdego przypadku szczegółowo.