Please enable Javascript to view this page correctly

Menu
 

KOMUNIKACJA 3.0

Wróć

2016-10-10 — Katarzyna Kapustka

Tablica korkowa, skrzynka skarg i zażaleń, poczta pantoflowa, mailing, intranet, komunikator wewnętrzny, czy też wyrafinowana platforma komunikacyjna. Nieuporządkowana, lub jako ustrukturyzowany proces. Efektywna lub zupełnie nieskuteczna, a wręcz kontra produktywna. Komunikacja. Istnieje w każdej organizacji. Jaka jest w Twojej? Czy działa tak jak powinna? Czy przykładanie do niej wagi ma jakiekolwiek znaczenie? I najważniejsze – jak o nią zadbać?

Zmiany demograficzne to konieczność zmiany środowiska pracy.

Zrzut ekranu 2016 10 10 o 12.39.43

Zmiany demograficzne odzwierciedlają się w zmieniającym się charakterze kapitału ludzkiego w organizacjach, a sposoby komunikacji zmieniają się wraz z nim. Dlatego właśnie tak ważne jest zrozumienie zmian, które zachodzą na rynku pracy, oraz dostosowanie się do pracowników, którzy tworzą naszą organizację. Aktualnie mamy do czynienia z czterema generacjami pracowników, a niebawem nadejdzie piąta – generacja 2020 (urodzeni po 1997). Czy zdajesz sobie sprawę, że dla dwóch ostatnich internet to narzędzie, które istnieje od zawsze?

Zmianie uległ także sposób używania technologii. Stała się ona bardziej społeczna i dostosowana do potrzeb konkretnych użytkowników. Wielość narzędzi, aplikacji i technologicznych rozwiązań sprawia, że możemy wybrać te, które najlepiej odpowiadają na nasze potrzeby. Nie musimy akceptować półśrodków. Co więcej, technologia jest wszechobecna w życiu codziennym - nie przejawia się już tylko w ekranach komputerów stacjonarnych. Kiedy wyłączamy komputer, wychodzimy z pracy – technologia jest ciągle z nami, na wyciągnięcie ręki, wszędzie.

Zmieniający się charakter kapitału ludzkiego i jego wymagań/oczekiwań względem pracodawcy, wymusza zmianę zarówno kultury pracy jak i samego środowiska pracy. Pracownicy są bardziej mobilni, wg badań przeprowadzonych przez firmę Hays: „Młode osoby zmieniają pracę raz co 1,5 roku lub 2 lata, głównie dlatego, że pracodawca nie spełniał ich oczekiwań, miejsce pracy okazało się nieprzyjazne lub młody człowiek doszedł po prostu do wniosku, że chciałby zajmować się czymś innym.”

Badania McKinsey’a z 2010 r. dowodzą, że adaptacja nowych technologii w środowisku pracy przynosi znaczące korzyści organizacjom. Po przebadaniu 3000 firm używających technologii web 2.0 (czyli tych bazujących na treściach tworzonych przez samych użytkowników) okazało się, że odnotowywały one znacząco lepsze wyniki od tych, które takich technologii nie wprowadziły. Jak wynikało z raportu, wprowadzenie technologii społecznościowych zredukowało czas poszukiwania ekspertów i treści przy skróceniu łańcucha komunikacji oraz kosztów podróży i kosztów operacyjnych. Poziom ogólnej satysfakcji pracowników był również wyższy (“The rise of the networked enterprise: Web 2.0 !nds its payday,” McKinsey Quarterly, Grudzień 2010).

Produktywność pracowników to misja HR

Zespół HR może zapewnić więcej niż tylko prawidłowe działanie zespołu pracowników. Czy wiesz, że:

  • Pracownicy umysłowi spędzają 15-30 % czasu na szukaniu informacji i tylko w połowie przypadków są skuteczni. To tak jakby w ciągu 8h pracy pracownik biurowy przez 1h 10 min – 2h 20 min szukał papieru do ksero, którego brak uniemożliwia mu wykonywanie jego obowiązków (“At the Speed of Business: 5 A’s of the Corporate Learning Chain,” Cushing Anderson, IDC, July 2003).
  • Większości nowozatrudnionym pracownikom nie udaje się wypełnić pierwszego celu na czas. Ile czasu i pieniędzy poświęcają organizację na znalezienie najlepszego talentu na rynku? Przynajmniej tyle samo czasu i zaangażowania powinniśmy poświęcić aby umożliwić mu jak najszybsze osiągnięcie wysokiej efektywności i samodzielności w pracy (The Aberdeen Group, “Onboarding 2011, The Path to Productivity,” March 2011).
  • 95% pracowników nie rozumie strategii firmy. Cele pracowników nie są powiązane z celami strategicznymi organizacji. Pracownicy nie znają jej misji, a często także kultury organizacyjnej, z którą mogliby się identyfikować (The Office of Strategy Management,” Robert S. Kaplan and David P. Norten, Harvard Business Review, October 2005).

Winę za to ponosi głównie tradycyjna organizacja przestrzeni biurowej. Profesor Instytutu Technologii w Massachusetts, Thomas Allenpodczas swoich badań w 1977r. stwierdził „że pracownicy są mniej skłonni do współpracy, jeśli dzieli ich ponad 15 metrów odległości”.

Jak często organizacje upewniają się, że wiedza ich pracowników jest aktualna, lub czy uczą się od siebie nawzajem? Wyobraź sobie teraz frustrację osób z działu HR, czy jakichkolwiek innych ekspertów w organizacji, którzy odbierają kilkanaście maili czy telefonów dziennie z tymi samymi pytaniami. Jeśli odpowiedź na pytanie nigdy się nie zmienia, np. jak wprowadzić nowe zamówienie lub uaktualnić swoje dane, to każda minuta spędzona na udzielaniu jej ponownie, jest minutą straconą. Co więcej, najczęściej odpowiedzi na te FAQ prawdopodobnie gdzieś już w organizacji istnieją – w dokumentacji, regulaminach czy intranecie. Rzadko jednak są uaktualniane i są trudne do znalezienia, dlatego przez pracowników są postrzegane jako nierzetelne i nieefektywne źródło informacji.

Technologie społecznościowe w organizacji:

obraz2

Wyobraź sobie narzędzie, które łączy w sobie funkcjonalności znane z popularnych platform społecznościowych: grupy, blogi, czaty, wikistrony, przechowywanie, wersjonowanie i dzielenie się treścią, komentowanie, śledzenie zdarzeń, zakładki, tagi, pytania/odpowiedzi, sondaże i wiele, wiele innych. Takie narzędzie komunikacyjne, oparte na znanych technologiach społecznościowych niesie za sobą szereg korzyści w różnych obszarach.

  • Kumulacja wiedzy: zatrzymanie wiedzy pracowników generacji Baby Boomers, którzy niedługo odejdą na emeryturę; grupy projektowe – wiedza, którą zespół projektowy nabywa podczas projektu powinna być rejestrowana; wyszkoleni specjaliści – szkolimy pracowników wydając na to duże pieniądze – dlaczego nie mielibyśmy tej wiedzy rozprzestrzeniać w organizacji?
  • Zarządzanie projektami – w prywatnych grupach umożliwiających dzielenie się dokumentami, współpracę online, dyskusje itd. zamiast łańcuchowej wymiany mailowej
  • Blended learning – według American Society for Training & Development (ASTD), średni koszt godziny szkolenia prowadzonego przez instruktora to 1,400 $. Połączenie szkoleń instruktorskich ze społecznymi jest bardziej efektywne I tańsze.
  • Onboarding – wzmacnia zaangażowanie nowozatrudnionych pracowników, ułatwia znalezienie mentorów, informacji, ułatwia realizację i zrozumienie celów organizacji, poznanie jej kultury.
  • Procesy zarządzania talentami (informacje i szkolenia dla managerów jak przeprowadzać oceny pracownicze, wyznaczać cele itd., które mają miejsce najczęściej raz, dwa razy do roku – ograniczają pytania do zespołu HR, zwiększają zaangażowanie, sprawiają że ich wyniki są bardziej rzetelne i trafne).

Social Ghost Towns – Wyzwania platform komunikacyjnych

 Adaptacja w organizacji tego co „znane i lubiane”, ale przede wszystkim proste, szybkie i efektywne to klucz do komunikacyjnego sukcesu. Niestety, nie wszystkie narzędzia komunikacyjne, choćby pięknie opakowane, okazują się skuteczne. Dlaczego tak często zdarza się tak, że wdrożona platforma komunikacyjna nie przynosi zamierzonych efektów i świeci pustkami?

  • Są nieużywane. 77% pracowników nigdy nie używa korporacyjnej platformy do komunikacji, a tylko 3% używa jej raz dziennie (Forrester Research, 2012).
  • Nie są powiązane z procesami HR i aplikacjami, w których pracują użytkownicy. Konieczność zmiany środowisk w celu znalezienia informacji sprawia, że użytkownicy postrzegają narzędzie jako skomplikowane i nieużyteczne.
  • Obejmują wąskie spectrum potrzebnych funkcjonalności ograniczając użyteczność i zmuszając użytkowników do szukania alternatywnych rozwiązań – w konsekwencji przestają używać platformy komunikacyjnej.
  • Brak możliwości dostosowania narzędzia. Zmieniające się realia biznesowe, środowisko i kultura pracy, a co najważniejsze – kapitał ludzki, wymuszają elastyczność platformy komunikacyjnej. Jeśli nie daje ona takiej możliwości – jej użyteczność będzie krótka.
  • Brak wartości biznesowej.

Skuteczne narzędzie komunikacyjne

 Co zatem charakteryzuje skuteczne narzędzie komunikacyjne? Jakie warunki musi spełnić, aby okazać się użytecznym i cenionym przez Twoich pracowników? Najistotniejsze są trzy kwestie:

  • Łatwość współpracy i tworzenia – wymiana wiedzy nie jest efektywna jeśli źródła nie są często uaktualniane i tworzone. Kluczowa jest zmiana myślenia o pracownikach jako o źródłach wiedzy, a nie tylko jej odbiorcach. Dlatego tak ważne jest aby dostarczać narzędzi wspierających tworzenie treści i współpracę – proste dodawanie dokumentów, zrzuty z ekranu, dodawanie audio lub video itd.
  • Łatwość wyszukiwania informacji – ludzką naturą jest poszukiwanie najłatwiejszych rozwiązań. Jeśli treść jest głęboko zakopana w zwałach informacji, nieintuicyjna lub trudna do znalezienia, pracownicy będą szukali innej drogi. Co jeśli odpowiedź byłaby osiągalna za pomocą prostego wyszukiwania i uszeregowanych wyników? Pracownicy przestaliby szukać innych metod i tracić swój cenny czas.
  • Mobilność – wszechobecność smartfonów wymusza dostęp do informacji z każdego miejsca, czy to spotkania z klientem czy z domu.

SAP JAM – kompleksowa platforma komunikacyjna

Kluczowe funkcjonalności, które powinna posiadać skuteczna platforma komunikacyjna to przede wszystkim:

  • zarządzanie treścią
  • zarządzanie informacjami personalnymi
  • komunikacja i współpraca w czasie rzeczywistym
  • współpraca grupowa
  • bazy wiedzy
  • kanały aktywności
  • profile użytkowników

Powyższe obszary stanowią kryteria oceny dostawców platform wspierających komunikację i współpracę, które stanowią podstawę rankingu opublikowanego w Lutym 2014 przez Info-Tech Research Group. SuccessFactorsJAM zostało wskazane jako lider stawki przed rozwiązaniami oferowanymi m.in. przez IBM.

SAP SuccessFactors JAM wspiera współdziałanie w organizacji, ponieważ tworzy firmową sieć społecznościową, dostępną tak jak całe rozwiązanie SuccessFactors, w każdym czasie i z każdego miejsca, mobilnie, w chmurze. JAM to narzędzie umożliwiające ustrukturyzowaną współpracę wspierającą rozwiązywanie problemów za pomocą szeregu narzędzi biznesowych, to wsparcie procesów biznesowych (np. sprzedażowych, technologicznych, HR) a także platforma pozwalająca na zaangażowanie do współpracy klientów, partnerów i dostawców dzięki zewnętrznej kooperacji. SAP JAM to kompleksowe platforma łącząca szereg funkcjonalności znanych z mediów społecznościowych, portali zarządzania wiedzą i komunikacją, a co najważniejsze to pełna administracja i zarządzanie treścią, oraz bezpieczeństwo danych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu SAP SuccessFactors JAM? Skontaktuj się z nami! info_pl@roc-group.com

 Katarzyna Kapustka

 

2014 10 21 11.35.31 1

Katarzyna Kapustka - SuccessFactors Team Leader. W ROC od 2013 roku, od początku związana z SuccessFactors HCM Suite. Certyfikowany konsultant modułów: Performance & Goals Management, Employee Central oraz Succession & Development. Łączy wiedzę praktyka w dziedzinie HRM ze znajmością procesów oraz wiedzą w zakresie ich wsparcia w obszarze IT.